شرح نموذج 2:
مذكرة الاستلام في المستودعات الحكومية

موقع نموذج 2 في دورة الاستلام

لفهم نموذج 2 يجب أن ترى موقعه بين النماذج المحيطة به:

نموذج 2 لا يُصدر إلا بعد اكتمال نموذجَي 1 و6. وبعد صدوره تتحرك نموذجا 4 و5 تلقائياً. هذا التسلسل الإلزامي هو ضمان الرقابة.

ما هي مذكرة الاستلام؟

كلمتان مفتاحيتان: النموذج الوحيد. مهما كانت طريقة الحصول على الأصناف — شراء، هبة، تبرع، منح — المدخل الرسمي للمستودع هو نموذج 2 فقط. لا بديل.

متى تُصدر؟ شروط لا تقبل استثناء

محتويات النموذج — كل حقل وما يعنيه

ما يحدث تلقائياً بعد اعتماد مذكرة الاستلام

بمجرد اعتماد نموذج 2، يُطلق النظام سلسلة من الإجراءات التلقائية:

القواعد الصارمة التي نص عليها الديوان

حالة خاصة: الهبات والتبرعات والمنح

إذا وردت أصناف كهبة أو تبرع أو منح — وليس شراءً — فإن نموذج 2 لا يزال هو المدخل الرسمي. مع فارق واحد في التوثيق:

كيف تعمل مذكرة الاستلام في ضبط؟

• الربط التلقائي بنموذج 1 و6: لا يمكن إنشاء نموذج 2 إلا من داخل ملف الشحنة الموجود في نموذج 1، وبعد اعتماد نموذج 6. الربط تلقائي وغير قابل للتجاوز.
• ترقيم سنوي تلقائي: الرقم التسلسلي يبدأ من 1 في بداية كل سنة مالية تلقائياً — متطلب نصّ عليه الديوان صراحةً في قواعد المستودعات.
• الكمية المقبولة فقط: النموذج يسحب تلقائياً الكميات المقبولة من محضر الفحص (نموذج 6) — ليس الكميات الإجمالية للشحنة.
• القفل بعد الاعتماد: بمجرد اعتماد النموذج، يُقفل ولا يمكن تعديله من أي مستخدم مهما كانت صلاحياته.
• التوزيع الفوري: النسخ ترسل تلقائياً لـ 6 جهات: المستودع، الإدارة المالية، وحدة مراقبة المخزون، المشتريات، إدارة المستودعات، وساحة الاستلام.

الخلاصة

مذكرة الاستلام هي شهادة ميلاد الصنف في المستودع. يوم إصدارها هو اليوم الذي يدخل فيه رسمياً للمخزون ويبدأ تتبعه وضبطه وإدارته. كل ما يأتي بعدها — الصرف والعهد والجرد — يرجع إليها كمرجع أول.

التالي في السلسلة: نموذج 3 — محضر الاستلام للاستخدام المباشر.